ELSAan kirjautuminen ja käyttäjäroolit
ELSA-järjestelmästä ei tule erillistä sähköpostikutsua ELSAn käyttäjälle, vaan käyttäjät voivat kirjautua ELSAan alla olevan ohjeen ja oman käyttäjäprofiilin mukaisesti.
Erikoistuva
- on koko järjestelmän keskiössä ja saa käyttöoikeuden opinto-oikeuden perusteella
- kirjautuu pankkitunnuksilla tai varmennekortilla
- suunnittelee ja hallinnoi omaa erikoistumisen etenemistä
YEK-koulutettava
- on koko järjestelmän keskiössä ja saa käyttöoikeuden opinto-oikeuden perusteella
- kirjautuu pankkitunnuksilla tai varmennekortilla
- Kokoaa ELSA-palveluun koulutuksen sisällön, hyväksyttää 9kk terveyskeskusjakson ja hakee valmistumista.
Huom!
Mikäli erikoituvalla on YEK-koulutettavan opinto-oikeus ja erikoistuvan opinto-oikeus, on pääsy molempiin. YEK-koulutettavan profiiliin ei siirry erikoistuvan profiilista tietoa eli se näyttää tyhjältä. YEK-koulutettavan profiilin tunnistaa vihreästä yläpalkista. Profiilia pystyy vaihtamaan oikeasta yläkulmasta oman nimen kohdalta: valitse rooli sekä valitse opinto-oikeus. Vihreä täppä kertoo, mikä rooli ja opinto-oikeus on sillä hetkellä käytössä.
Kouluttaja/lähikouluttaja/koulutuslääkäri
- saa käyttöoikeuden erikoistuvan valtuuttamana 6kk ajaksi kerrallaan > erikoistuja antaa kouluttajalle määräaikaisen roolin
- kouluttajat kirjautuvat erillisestä erikoistuvan luomasta kutsulinkistä ensimmäisellä kirjautumiskerralla.
- tunnistautuu pankkitunnuksilla tai varmennekortilla
- kouluttajan oikeudet:
- nähdä erikoistumisen etenemisen
- nähdä koulutussuunnitelman
- antaa arviointeja
- osallistuu seurantakeskusteluihin
Erikoisalan vastuuhenkilö
- kirjautuu yliopiston Haka-tunnuksilla (yliopiston tunnukset)
- Opintohallinto lähettää vastuuhenkilölle sähköposti-ilmoituksen, kun ELSA on käytössä
- oikeus oman yliopiston ja alan erikoistuvien osaamisen seurantaan
- keskeisimmät tehtävät:
- tarkastaa asiakirjoja
- allekirjoitukset
- valmistuminen
Lisäksi opintohallinnolla on ELSAssa virkailijan rooli.
Ajankohtainen tieto ELSAn käyttöönotosta
- ELSA on nyt jatkokehitysvaiheessa, jossa huomoidaan pilotissa ja käyttöönotossa esille tulleita kehityskohteita.
- YEK-toiminnallisuutta otetaan portaittain käyttöön syyskuun lopulla. Kun YEK-ELSA on käytössä omassa yliopistossasi, saat tiedon opintohallinnolta.
- Huomaathan, että jos sinulla on erikoistumisoikeuden lisäksi YEK-oikeus, ELSA näyttää uusimman opinto-oikeuden kirjautuessasi. Tämän vuoksi sinulle näkyy käyttöönoton jälkeen ensimnmäisenä YEK-ELSA. Saat navigoitua oikean yläkulman valikosta roolien välillä.
Katso ensin ohjeet verkkosivuilta, erityisesti Näin pääset alkuun ELSA-järjestelmän käyttämisessä ja UKK-kysymykset.
Jos et löydä vastausta, ota yhteys ELSAn käyttöön liittyvissä kysymyksissä:
Opintohallintoon
- opinto-oikeuksien tarkistus Peppi- ja Sisu-opintotietojärjestelmästä ja erikoistujan opinto-oikeuksiin liittyvät kysymykset
- siirtymäajat ELSAn käyttöönotossa
- yleinen neuvonta ELSAan kirjautumisessa ja ELSAn käytössä (ei virhetilanteissa)
- työskentelyjaksojen ja niiden poissaolokirjausten muokkaaminen sekä teoriakoulutusten tallentaminen
- opintosuoritusten näkyminen ELSAssa mm. koejakson hyväksyntä, johtamisopinnot, tk-jakson hyväksyntä, säteilysuojelu ja kuulustelu
- tiedot tk-jakson, koejakson ja valmistumispyynnön käsittelyvaiheista
- valmistumispyynnön määrälliset tarkistukset
-
yliopiston vastuuhenkilöiden muutokset sekä kirjautumiseen ja profiiliin liittyvät tiedot
Erikoisalojen vastuuhenkilöihin ja koulutuslääkäreihin
- ELSAan vaadittavat opetussuunnitelman mukaiset kirjaukset, erikoisalan hyödyntämät toiminnallisuudet kuten päivittäiset merkinnät
- arviointien toteuttamisen prosessi
- koulutussuunnitelmaan liittyvät asiat esim. koulutukseen hyväksyttävät koulutusjaksot
- koulutuspaikkojen rooli, hyväksytyt koulutuspaikat
ELSA-tukeen
- kirjautumisongelmat
- virheellisten tietojen korjaaminen, esim. virheelliset kouluttajien nimet ja sähköpostiosoitteet
- kirjauksien näkyvyyteen tai syöttämiseen liittyvät ongelmat
- jumissa olevat lomakkeet (ongelmatilanteissa voit myös käyttää paperilomakkeita)
- muut tekniset käyttöön liittyvät ongelmat
Käytön aloittaminen
Kirjautuminen ELSAan: elsapalvelu.fi/kirjautuminen
Näin pääset alkuun ELSA-järjestelmän käyttämisessä - ohje (31.10.2022)
ELSA-koulutustilaisuuden tallenne (13.10.2022)
KYSELYVARTTI TALLENTEET- ohjevideot
- Työskentelyjaksojen ja teoriakoulutuksen lisääminen
- Pakollisen 9kk terveyskeskus-jakson hyväksyttäminen
- Koejaksosopimus ja-arviointi erikoistuville
- Koulutuksen suunnittelu ja seuranta
- Koejaksosopimus ja -arviointi vastuuhenkilölle
- Osaamisen arviointi kouluttajan näkökulmasta
- Valmistuminen, erikoistuvan näkökulmasta
- Valmistuminen, vastuuhenkilön näkökulmasta
Katseluoikeudet
Erikoistuva saa lisättyä kouluttajalleen katseluoikeuden profiiliinsa, jolloin kouluttaja pystyy seuraamaan erikoistujan suorituksia, antamaan arviointeja, osallistumaan seurantakeskusteluihin ja täyttämään koejakson lomakkeita. Katseluoikeuden saa lisättyä erikoistuvan profiilista kohdasta Oma Profiilini → Katseluoikeudet. Katseluoikeuden saa myös lisättyä suoraan lomakkeilta, jotka vaativat kouluttajan katseluoikeutta. Katseluoikeuden aikaa voi erikoistuja säätää haluamansa pituiseksi.
Ensimmäisestä katseluoikeudesta lähtee kouluttajalle kutsulinkki ELSA-palvelun käyttäjäksi tilin aktivointia varten. Sen jälkeen uusista katseluoikeuksista tulee kouluttajalle ilmoitus, mutta kutsulinkkiä ei tarvitse käyttää enää uudelleen. Erikoisalojen vastuuhenkilöillä on katseluoikeudet automaattisesti.
Erikoistuva lisää kouluttajalle katseluoikeuden: ohjevideo
9 kk pakollisen terveyskeskuskoulutusjakson hyväksymispyyntö
Kun erikoistuva on lisännyt 9 kk terveyskeskustyötä ELSAan, on hänen mahdollista hakea siitä suoritusmerkintä. Joka päivä klo 10 ELSA lähettää sähköpostin sellaisille erikoistuville, joille 9 kk on tullut täyteen. Viesti saapuu otsikolla "[ELSA-palvelu] Sinulla on mahdollisuus hakea suoritusmerkintää terveyskeskuskoulutusjaksosta". Viestistä löytyy linkki, jonka kautta erikoistuva pääsee hakemukseen.
Ohje ja prosessikaavio 9 kk pakollisen terveyskeskusjakson hyväksymiseen
Koejaksosopimus
Kun erikoistuva lähettää koejakson sopimuksen hyväksyttäväksi, se lähtee ensin kouluttajan hyväksyttäväksi. Sen jälkeen vastuuhenkilö hyväksyy sopimuksen. (Huom! Vastuuhenkilön ohjevideoista poiketen hyväksyntä tehdään kokonaan ELSA-palvelussa, eikä allekirjoitusta ulkoisessa palvelussa enää tarvita.)
Kouluttaja hyväksyy sopimuksen: ohjevideo
Erikoisalan vastuuhenkilö hyväksyy ja allekirjoittaa sopimuksen: ohjevideo
Koejakson arviointi: Aloituskeskustelu ja osaamistavoitteet
Kun erikoistuva lähettää lomakkeen hyväksyttäväksi, se meneen ensin lähikouluttajalle ja sen jälkeen lähiesimiehelle hyväksyttäväksi.
Erikoistuva täyttää aloituskeskustelun lomakkeen: ohjevideo
Lähikouluttaja hyväksyy aloituskeskustelun: ohjevideo
Lähiesimies hyväksyy aloituskeksustelun: ohjevideo
Yleislääketieteen erikoislääkärikoulutus: ohjevideo
Valmistuminen
Kun erikoistuva lähettää valmistumispyynnön, se lähtee ensin vastuuhenkilölle osaamisen arvioinnin hyväksymiseen. Tämän jälkeen opintohallinto tarkistaa määrälliset vaatimukset. Valmistumispyyntö menee lopuksi vastuuhenkilölle hyväksyttäväksi ja allekirjoitettavaksi.
Erikoistuva lähettää valmistumispyynnön: ohjevideo
Vastuuhenkilö hyväksyy valmistumispyynnön: ohjevideo
Prosessikaavio el-/ehl-koulutuksen valmistumiseen (avautuu toiseen välilehteen, pdf)
Prosessikaavio YEK-koulutuksen valmistumiseen (avautuu toiseen välilehteen, pdf)
Kirjautuminen ELSAan: elsapalvelu.fi/kirjautuminen
Ohje ELSA-palvelun käyttöön yleislääketieteen erityiskoulutuksessa (PDF): ELSA-PALVELU: YEK-KOULUTETTAVAN OPAS
ELSA-palvelun käyttöönotto ja kirjautuminen
ELSA on käytössä kaikille, joille on myönnetty opinto-oikeus yleislääketieteen erityiskoulutukseen. Käyttöoikeus syntyy automaattisesti yliopiston tietojärjestelmästä aktiivisen opinto-oikeuden perusteella. Ennen opinto-oikeuden myöntämistä palvelun käyttöönotto ei ole mahdollista.
Kirjaudu ELSA-palveluun Suomi.fi-tunnistautumisella (pankkitunnukset, varmennekortti tai mobiilivarmenne). HAKA-kirjautuminen ei ole käytössä koulutettaville.
Jos sinulla on useampi rooli tai opinto-oikeus ELSA-palvelussa, voit navigoida niiden välillä oikean yläkulman valikon kautta. Tunnistat YEK-näkymän vihreästä väristä.
Työskentelyjaksojen kirjaaminen
Merkitse YEK-koulutukseen sisältyvät työskentelyjaksot ja jakojen poissaolot.
Työskentelyjaksoihin liitetään työtodistus, ja terveyskeskusjakoihin myös koulutustodistus. Työjakojen tiedot tarkistetaan valmistumisen yhteydessä, joten tarkistathan, että ennen sitä kaikki vaadittavat tiedot on merkattu.
Terveyskeskuskoulutusjakson suoritusmerkintä
Kun olet kerryttänyt ELSA-palveluun 9kk terveyskeskustyötä, sinulle aukeaa etusivulle lomake, jonka kautta voit pyytää suoritusmerkintää terveyskeskuskoulutusjaksosta. Saat tästä myös ilmoituksen sähköpostiisi.
Tarkistathan ennen hakemuksen lähettämistä, että olet liittänyt terveyskeskusjaksoille työ- ja koulutustodistukset ja kirjannut ylös jaksolla olevat poissaolot. Lisäksi liitteeksi vaaditaan vahvistus/vahvistukset terveyskeskusjakson sähköisestä arvioinnista
Hakemus menee ensin opintohallinnon virkailijalle, joka tarkistaa työskentelyjakson pituuden ja liitteet. Virkailija lähettää hakemukseen eteenpäin yleislääketieteen vastuuhenkilölle, joka tarkistaa hakemuksen ja hyväksyy tk-jakson suoritetuksi.
Virkailija tallentaa tiedon suorituksesta Sisu-/Peppi-opintorekisteriin.
Vastuuhenkilön hyväksymän suorituksen näet ELSA:ssa työskentelyjaksojen sivulla.
Teoriakoulutus
YEK-vaiheen lääkärin tulee suorittaa koulutusyksikön hyväksymä tai järjestämä vähintään 16 tunnin terveydenhuollon hallintoon ja sosiaaliturvajärjestelmään perehdyttävä teoriakoulutus. Suoritettu koulutus on merkitty opintotietojärjestelmään, josta se siirtyy näkyviin ELSA-palveluun.
Näet suoritetun koulutuksen Teoriakoulutukset-sivulta.
Valmistumispyyntö
Prosessikaavio YEK-koulutuksen valmistumiseen (avautuu toiseen välilehteen, pdf)
Kun vaadittavat suoritukset on tehty, voit tehdä valmistumispyynnön ja hakea koulutustodistusta YEK-koulutuksesta.
Käy läpi Valmistumispyynnöt-sivulla oleva lista vaadittavista suorituksista, jonka jälkeen voit lähettää pyynnön eteenpäin. Opintohallinnon virkailija tarkistaa käytännön koulutuksen ja opintosuoritusten määrällisen riittävyyden sekä yleisten koulutusvaatimusten toteutumisen. Tämän jälkeen vastuuhenkilö hyväksyy koulutuskokonaisuuden.
Saat viestin sähköpostiisi, kun vastuuhenkilö on hyväksynyt valmistumispyynnön. Opintohallinto tallentaa tiedon opintotietojärjestelmään ja valmistelee sinulle koulutustodistuksen.
Tuki ja palaute
Palveluun sisään kirjautuneena löydät oikeasta alakulmasta lomakkeen, jonka kautta voit lähettää palautetta palvelusta tai pyytää teknistä tukea palvelun käyttöön. Palautetta voi jättää myös anonyymisti.
Jos tarvitset apua opinto-oikeuteen, opintojen sisällöllisiin asioihin ja yliopistokohtaisiin ohjeisiin liittyen olethan yhteydessä oman yliopistosi opintohallintoon.
Siirtymäajat ELSA-järjestelmän käyttöönotossa
YEK-ELSA:ssa ei ole erillistä siirtymäaikaa.
Kaikki lääketieteelliset yliopistot suosittelevat seuraavia käytäntöjä ELSAn käyttöönotossa:
- Kaikki erikoistuvat lääkärit ja erikoistuvat hammaslääkärit, joilla on voimassa oleva opinto-oikeus, siirtyvät käyttämään ELSA-järjestelmää ja tallentavat jatkossa opintosuorituksensa ELSAan.
- Erikoistuvat, jotka valmistuvat n. vuoden sisällä ELSAn käyttöönotosta, voivat kuitenkin halutessaan jättää todistushakemuksen liitteineen tiedekuntaan joko paperisena tai ELSAn kautta. Jos valmistumispyynnön tekee ELSAssa, käsittelyprosessi voi olla aiempaa sujuvampi, koska kaikki dokumentit käsitellään sähköisinä ja saman järjestelmän sisällä (myös vaadittavat allekirjoitukset). ELSAssa valmistuva erikoistuva voi helpommin tarkastaa suorituksensa ja työkertymänsä, ja valmistumisen jälkeen hän saa itselleen myös yhteenvedon ELSAssa olevista tiedoista koottuna pdf:ksi.
- Vanhan asetuksen 56/2015 mukaan erikoistuvat eivät käytä ELSAssa pakollisena osaamisen arviointi -osiota, mutta käyttävät ELSAn muita osioita ja tallentavat mm. työtodistukset ja teoriakoulutuksen tiedot ELSAan.
- Koejaksoa parhaillaan suorittavat erikoistuvat: Jos koejakso on vasta alkamassa ja korkeintaan koejaksosopimus on laadittu, voi arvioinnit tehdä ELSAssa. Jos koejakso on kesken, arviointikeskustelut aloitettu ja osa papereista on jo täytettynä, suosittelemme, että prosessi viedään myös loppuun paperilla. Paperillakin hyväksytty koejakso näkyy suoritusmerkintänä ELSAssa.
Ohje: Arviointityökalun Forms-linkki on kopioitavissa jokaiselle erikoistuvalle erikseen, joten tiedot kertyvät erikoistuvan omaan Formsiin. Formsia on mahdollista käyttää myös matkapuhelimella. | Forms-blanketter finns även på svenska (utom Erikoistuvan työyhteisötaitojen arviointi, 360ºoch Toimenpidetaitojen arviointityökalu, DOPS).
Erikoistuvan työyhteisötaitojen arviointi, 360º
Leikkaustaitojen havainnointityökalu, OSATS
Potilastapauskeskustelu
Toimenpidetaitojen arviointityökalu, DOPS
Toimenpidetaitojen havainnointityökalu, O-Score
Tähystystutkimusten havainnointityökalu, OBAT
Yleistyökalu työtehtävien ja toimintojen havainnointiin
Vastaanottotapahtuman havainnointilomake, mini-CEX
Terveyskeskusjakso
Vastaanoton havainnointi Mottagningsobservation
Potilastapauskeskustelu