Ajankohtainen tieto ELSAn käyttöönotosta
Järjestelmä on otettu käyttöön kaikilla erikoisaloilla kaikissa yliopistoissa.
Olemme kohdanneet joitakin haasteita käyttöönotossa, joten luethan alla olevat huomiot.
- Järjestelmä on vielä kehitysvaiheessa ja arvioimme sen valmistuvan marraskuun aikana. Sen jälkeen voimme aloittaa jatkokehityksen. Jatkokehityksessä voimme huomoida pilotissa ja käyttöönotossa esille tulleita kehityskohteita.
- Tällä hetkellä saamme paljon kysymyksiä puuttuvista toiminnallisuuksista, joten pyydämme kärsivällisyyttä vastausta odotellessa.
- Yhdellä käyttäjällä ei voi olla useita rooleja tällä hetkellä.
- Opintotiedot eivät siirry Oulun yliopistossa.
- Opintotietojärjestelmässä (Sisu tai Peppi) aikaisempaan opinto-oikeuteen liitetyt tiedot eivät siirry tällä hetkellä ELSAan missään yliopistossa.
- Tampereen yliopiston erikoistujien kaikki tiedot eivät siirry Sisusta ELSA-palveluun.
- Käyttäjien tulee lisätä puhelinnumero ELSAssa omaan profiiliin (profiilitietoja pääsee muokkamaan oman nimen alta, oikeassa yläkulmassa)
> Sähköinen allekirjoitus vaatii +358 -alkuiset puhelinnumerot.
Sarakesignia käytetään mm. koejakson koulutussopimuksen allekirjoituksessa. - Valmistuminen ELSAan kautta on käytössä vuodenvaihteen jälkeen
ELSAan kirjautuminen ja käyttäjäroolit
ELSA-järjestelmästä ei tule erillistä sähköpostikutsua ELSAn käyttäjälle, vaan käyttäjät voivat kirjautua ELSAan alla olevan ohjeen ja oman käyttäjäprofiilin mukaisesti.
Erikoistuva
- on koko järjestelmän keskiössä ja saa käyttöoikeuden opinto-oikeuden perusteella
- kirjautuu pankkitunnuksilla tai varmennekortilla
- suunnittelee ja hallinnoi omaa erikoistumisen etenemistä
Kouluttaja/lähikouluttaja/koulutuslääkäri
- saa käyttöoikeuden erikoistuvan valtuuttamana 6kk ajaksi kerrallaan > erikoistuja antaa kouluttajalle määräaikaisen roolin
- kouluttajat kirjautuvat erillisestä erikoistuvan luomasta kutsulinkistä ensimmäisellä kirjautumiskerralla.
- tunnistautuu pankkitunnuksilla tai varmennekortilla
- kouluttajan oikeudet:
- nähdä erikoistumisen etenemisen
- nähdä koulutussuunnitelman
- antaa arviointeja
- osallistuu seurantakeskusteluihin
Erikoisalan vastuuhenkilö
- kirjautuu yliopiston Haka-tunnuksilla (yliopiston tunnukset)
- Opintohallinto lähettää vastuuhenkilölle sähköposti-ilmoituksen, kun ELSA on käytössä
- oikeus oman yliopiston ja alan erikoistuvien osaamisen seurantaan
- keskeisimmät tehtävät:
- tarkastaa asiakirjoja
- allekirjoitukset
- valmistuminen
Lisäksi opintohallinnolla on ELSAssa virkailijan rooli.
Siirtymäajat ELSA-järjestelmän käyttöönotossa
Kaikki lääketieteelliset yliopistot suosittelevat seuraavia käytäntöjä ELSAn käyttöönotossa:
- Kaikki erikoistuvat lääkärit ja erikoistuvat hammaslääkärit, joilla on voimassa oleva opinto-oikeus, siirtyvät käyttämään ELSA-järjestelmää ja tallentavat jatkossa opintosuorituksensa ELSAan.
- Erikoistuvat, jotka valmistuvat n. vuoden sisällä, voivat kuitenkin halutessaan jättää todistushakemuksen liitteineen tiedekuntaan joko paperisena tai ELSAn kautta. Jos valmistumispyynnön tekee ELSAssa, käsittelyprosessi voi olla aiempaa sujuvampi, koska kaikki dokumentit käsitellään sähköisinä ja saman järjestelmän sisällä (myös vaadittavat allekirjoitukset). ELSAssa valmistuva erikoistuva voi helpommin tarkastaa suorituksensa ja työkertymänsä, ja valmistumisen jälkeen hän saa itselleen myös yhteenvedon ELSAssa olevista tiedoista koottuna pdf:ksi.
- Vanhan asetuksen 56/2015 mukaan erikoistuvat eivät käytä ELSAssa pakollisena osaamisen arviointi -osiota, mutta käyttävät ELSAn muita osioita ja tallentavat mm. työtodistukset ja teoriakoulutuksen tiedot ELSAan.
- Koejaksoa parhaillaan suorittavat erikoistuvat: Jos koejakso on vasta alkamassa ja korkeintaan koejaksosopimus on laadittu, voi arvioinnit tehdä ELSAssa. Jos koejakso on kesken, arviointikeskustelut aloitettu ja osa papereista on jo täytettynä, suosittelemme, että prosessi viedään myös loppuun paperilla. Paperillakin hyväksytty koejakso näkyy suoritusmerkintänä ELSAssa.
Käytön aloittaminen
Kirjautuminen ELSAan: elsapalvelu.fi/kirjautuminen
Näin pääset alkuun ELSA-järjestelmän käyttämisessä - ohje (31.10.2022)
ELSA-koulutustilaisuuden tallenne (13.10.2022)
Katseluoikeudet
Erikoistuva lisää kouluttajalle katseluoikeuden: ohjevideo
9 kk pakollisen terveyskeskuskoulutusjakson hyväksymispyyntö
Kun erikoistuva on lisännyt 9 kk terveyskeskustyötä ELSAan, on hänen mahdollista hakea siitä suoritusmerkintä. Joka päivä klo 10 ELSA lähettää sähköpostin sellaisille erikoistuville, joille 9 kk on tullut täyteen. Viesti saapuu otsikolla "[ELSA-palvelu] Sinulla on mahdollisuus hakea suoritusmerkintää terveyskeskuskoulutusjaksosta". Viestistä löytyy linkki, jonka kautta erikoistuva pääsee hakemukseen.
Ohje ja prosessikaavio 9 kk pakollisen terveyskeskusjakson hyväksymiseen
Koejaksosopimus
Kun erikoistuva lähettää koejakson sopimuksen hyväksyttäväksi, se lähtee ensin kouluttajan hyväksyttäväksi. Sen jälkeen vastuuhenkilö hyväksyy sopimuksen. Erikoistuva ja vastuuhenkilö allekirjoittavat sopimuksen.
Kouluttaja hyväksyy sopimuksen: ohjevideo
Erikoisalan vastuuhenkilö hyväksyy ja allekirjoittaa sopimuksen: ohjevideo
Koejakson arviointi: Aloituskeskustelu ja osaamistavoitteet
Kun erikoistuva lähettää lomakkeen hyväksyttäväksi, se meneen ensin lähikouluttajalle ja sen jälkeen lähiesimiehelle hyväksyttäväksi.
Erikoistuva täyttää aloituskeskustelun lomakkeen: ohjevideo
Lähikouluttaja hyväksyy aloituskeskustelun: ohjevideo
Lähiesimies hyväksyy aloituskeksustelun: ohjevideo
Ohje: Arviointityökalun Forms-linkki on kopioitavissa jokaiselle erikoistuvalle erikseen, joten tiedot kertyvät erikoistuvan omaan Formsiin. Formsia on mahdollista käyttää myös matkapuhelimella. | Forms-blanketter finns även på svenska (utom Erikoistuvan työyhteisötaitojen arviointi, 360ºoch Toimenpidetaitojen arviointityökalu, DOPS).
Erikoistuvan työyhteisötaitojen arviointi, 360º
Leikkaustaitojen havainnointityökalu, OSATS
Potilastapauskeskustelu
Toimenpidetaitojen arviointityökalu, DOPS
Toimenpidetaitojen havainnointityökalu, O-Score
Tähystystutkimusten havainnointityökalu, OBAT
Yleistyökalu työtehtävien ja toimintojen havainnointiin
Vastaanottotapahtuman havainnointilomake, mini-CEX
Terveyskeskusjakso
Vastaanoton havainnointi Mottagningsobservation
Potilastapauskeskustelu